Una circolare del 30 aprile 2018, nello specifico la circolare n. 8/E, emessa dall’Agenzia delle Entrate, ha chiarito alcuni dubbi e problemi in riferimento alla fatturazione elettronica e all’acquisto dei carburanti. Tali cambiamenti sono poi stati messi in atto a partire dal 1° luglio 2018. Un punto fondamentale sembra vertere sulla possibilità da parte dei titolari di partita IVA di poter continuare a detrarre l’IVA e dedurre i costi dell’acquisto di carburante.
Innanzitutto, per quali tipologie di carburanti è obbligatoria la fattura elettronica? La norma riguarda solamente l’erogazione di benzina e di gasolio destinati a essere utilizzati come carburanti per motori per uso autotrazione o per altri tipi di motori, come per rifornire utensili da giardinaggio, un gruppo elettrogeno o in altri casi. Ogni sottocategoria di carburante (come benzina senza piombo, olii da gas etc) è identificato da un codice articolo che va inserito nelle specifiche tecniche della fattura elettronica. La circolare dell’Agenzia introduce inoltre il concette di potere attrattivo di benzina e gasolio, cioè l’obbligo di inserire in fattura anche eventuali prodotti, come accessori per l’auto, venduti contestualmente al rifornimento. Per la tracciabilità della spesa sarebbe opportuno inserire poi il numero di targa dell’autoveicolo all’interno della fattura elettronica, obbligo ancora inesistente: rimane ancora un’opzione l’inserimento della targa nella fattura, ma è caldamente consigliato inserire tali dati soprattutto per richiedere la deducibilità dei costi.
Per i distributori di carburante non vi è obbligo di emissione istantanea della fattura che può essere invece realizzata e consegnata in differita entro il 15° giorno del mese successivo; in questo caso il rifornimento deve però essere accompagnato da un documento riportanti la data, le generalità sia del cedente che del cessionario, le informazioni relative alla qualità e quantità dei carburanti ceduti. In questo modo le aziende possono decidere di concordare con il fornitore l’emissione di un’unica fattura che rappresenterà il riepilogo mensile delle spese sostenute dai dipendenti ma in un unico documento facile da gestire ed immagazzinare. E nel caso si facesse rifornimento in modalità self-service? Secondo l’Agenzia delle Entrate l’impianto self-service può emettere scontrino che concorre alla realizzazione della fattura differita: realtà che appare per il momento alquanto improbabile.
Ovviamente l’Agenzia delle Entrate attraverso la circolare n. 8 mette in evidenza la necessità di effettuare i pagamenti con mezzi tracciabili, come per esempio le carte di credito, di debito e le carte prepagate, o ancora altri strumenti di pagamento elettronico disponibili che consentano anche l’addebito in conto corrente. Utilizzando pagamenti tracciabili inoltre il compito di gestione delle spese di un’azienda risulta più facilitato e le uscite maggiormente sotto controllo in quanto i costi di rifornimento di eventuali autovetture aziendali, attraverso il pagamento elettronico, possono essere facilmente monitorati. Ancora meglio se il dipendente si trovasse ad utilizzare delle carte prepagate aziendali direttamente predisposte e dal cui estratto conto di possa visualizzare la spesa di rifornimento carburante. In quest’ultimo caso l’amministrazione dell’azienda ne gioverebbe in termini di efficienza e risparmio: pensiamo al quanto tempo, errore umano e denaro risparmiato con una tale metodologia. Dunque in assenza dell’obbligo di inserimento della targa in fattura e per mantenere il pagamento in forma tracciabile è bene dotare ogni autovettura aziendale di una carta prepagata aziendale dedicata. Ogni transazione presente in carta sarà facilmente collegata con la relativa fattura e, infine, si potrà avere un unico documento riepilogativo di tutti i pagamenti e le fatture del mese per registrare ai fini IVA una sola fattura riepilogativa.
Infine si nota la semplificazioni anche dal punto di vista della conservazione delle fatture elettroniche: la stessa Agenzia può, su richiesta, conservare i documenti elettronici per conto degli operatori economici e, un nuovo servizio web gratuito, consente di registrare l’indirizzo telematico prescelto per ricevere le fatture elettroniche.